Мотивационното писмо се изготвя като се спазват изискванията за писмена бизнескореспонденция и то представлява текст, отговарящ до голяма степен на маркерите на административния стил на българския книжовен език. Освен това в него не се представя въобще информация за кандидата, а данните от биографията му се трансформират в аргументи, които служат за доказване, че професионалният му опит, квалификациите, образованието му покриват в максимална степен изискванията за вакантната позиция. Освен това в него се представят мотивите на кандидата за изпълнение на конкретна работа в конкретна организация (в публичния или частния сектор), а не по принцип за позиция в даден бранш. Следователно възпроизвеждането на клиширани изрази и на шаблони не е препоръчително. Кандидатът следва да се запознае много добре с компанията и със свободната длъжност и едва след това да пристъпи към написване на мотивационно писмо, съпоставяйки критериите със своята автобиография. Подготовката на такъв текст не бива да се подценява, но усвояването на умения за писмена и електронна кореспонденция и спазването на речевия етикет е от съществено значение за доброто представяне на кандидата. Кандидатът трябва да посочи какво е провокирало желанието му да подаде документи за точно тази позиция (място на компанията в даден бранш; евентуално пазарен дял; управление; база; престижна позиция; възможности за кариерно развитие и др.)
Представянето на аргументи е следващият структурен елемент
Посочването на положителни личностни качества, които ще са от полза при изпълнение на професионалните задължения, е следващият важен елемент в структурането на мотивационното писмо.
Следващият структурен елемент на мотивационното писмо е изказване на увереност за покана за участие в интервю. В случая са възможни както по-директни апели, така и изрази, в които се съдържа повече условоност. Например: “Изказвам увереност, че моята кандидатура ще бъде разгледана. Надявам се на бъдещи контакти. Очаквам обаждания на ..”; “Бих искал да изкажа увереност, че кандидатитурата ми ще бъде удостоена с внимание…”
Посочването на координати за връзка и контакти е последният информационно наситен структурен елемент. Точният адрес, телефон (стационарен или мобилен, домашен или служебен), e-mail вече се възприемат като задължителна информация, която позволява на служителите в организацията да изберат най-ефективният канал за връзка и осъществяване на комуникация. Необходимо е да се уточни, че понякога този последна част структурно се поставя в началото на писмото.
Задължителните елементи като дата на изпращане на писмото, място на изпращане, както и изрази от речевия етикет (“С уважение”) рамкират края на мотивационното писмо.
Мотивационното писмо като част от пакета документи се анализира от служителите от отдел “Човешки ресурси”, които са ангажирани в процеса за наемане на персонал. Те съпоставят текста на писмото с обявата за работа и с изискванията, формулирани в длъжностната характеристика. След това правят изводи до каква степен кандитатът е наясно със спецификата на работата, има ли информация за компанията, за фирмената политика, как оценява своето място, до каква степен е мотивиран да изпълнява професионалните си задължения. Мениджърите имат опит и преценяват дали желаещият да заеме вакантната позиция има необходимата квалификация, достатъчно опит и стаж в конкретната сфера. Едновременно с това те оценяват дали писмото е изготвено според съдържателните и структурните стандарти до каква степен то е съставено от клишета и шаблони и отговаря ли на изискванията.
Мотивационното писмо изпълнява още функции в предкомуникативния етап при подготовката на интервюто. Мениджърите не просто прочитат текста и правят оценка за кандидатите. След като са взели решение кои от желаещите да бъдат поканени за устен разговор, мениджърите могат отново да се върнат към пакета документи, в частност и към мотивационното писмо и да формулират конкретни въпроси към даден кандидат с цел да проверят истинността на информацията, представена в него; както и на искреността на заявените мотиви.
Образци на мотивационни писма:
Борис Борисов
София 1111, ЖК ............, блок …, вход …, етаж
Мобилен телефон:
e-mai.:
До
Изпълнителния директор на
“............ “ АД
София, ул. ................... 2
Уважаеми господин …………………,
Обръщам се към Вас, за да изразя желанието си да заема поста “Маркетинг асистент” в “................”, за който разбрах от на 02.03.2005 г. от JobTiger.bg.
По време на работата си като асистент по продажбите въ фирма Аква 90 и Декарт (в отдел Маркетинг и реклама), се научих да работя прецизно и точно, както в спокойна атмосфера, така и в стресови ситуации като спазвам високи критерии за професионализъм и крайните срокове. Участвал съм в подготовката и провеждането на промоции, изложби в IEC – София през 2003 и 2004 г.; в обработката, съхраняването и анализирането на документация от маркетингови проучвания при налагане на нови продукти на пазара.
През 2005 г. завършвам специалност “Стопанско управление”, Стопански факултет, СУ “Св. Кл. Охридски”, образователно-квалификационна степен бакалавър. Подготовката ми е много добра, изучавах предметите Маркетинг, Счетоводство, Реклама, Пари, банки и финансови пазари, Микро и Макроикономика, Статистика.
Позицията на маркетинг асистент в “.............” ми допада, тъй като това е водеща компания в сферата на комуникациите както в България, така и на световно равнище. Вашата компания предоставя възможности и перспективи за професионално развитие на млади и добре подготвени хора, които за мотивирани да допринасят за просперитета на фирмата чрез придобитите знания и професионален опит. Именно това ме мотивира да се ориентирам да кандидатствам при Вас. Като всеки млад човек имам желанието да се развиват и да придобивам професионални умения, които несъмнено ще получа в компанията, каквато е “Сименс България”. От своя страна бих могъл да допринеся за развитието на компанията с аналитичните си познания и умения, с ентусиазма, който влагам в работата, с готовността бързо да се адаптирам и сработвам със служителите.
Надявам се да ми бъде предоставена възможност да се ява на интервю и евентуално да стана част от екипа на “Сименс България”.
София,
11 април 2005 г.
С уважение:
Име
гр. София
тел.
До туристическа агенция.....
Отдел........................................
Адрес........................................
МОТИВАЦИОННО ПИСМО
От Емилия Николаева Друнина
Адрес; София, ........, бл. ....., вх. ..., ап. ...
Уважаеми г-н......,
Настоящото мотивационно писмо е в отговор на публикуваната от Вас обява за Агент по продажбите в www.jobs.bg от (дд/мм/гг).
Като студентка специалност Туризъм в СУ”Св. Климент Охридски”, последен семестър на квалификационна степен бакалавър, смятам че съм подходяща за предложената от Вас позиция и изтъквам като свое преимущество предимно силната заинтересованост и желание за работа и бъдещо професионално развитие в сферата на туризма и в частност ТО и ТА.
Проведеният от мен тримесечен производствен стаж в ............ ООД в периода 01.02 -01.05 2004 г. ми помогна да приложа получените в университета знания в практиката и да придобия опит в продажбата на застраховки и автобусни билети, комуникация и предоставяне на информация на потенциални и настоящи клиенти, водене на бизнес кореспонденция, изготвяне на примерни туристически програми и тяхното изчисление, провеждане на трансфери и други дейности в сферата на туристическото обслужване. Работата ми като аниматор в хотел “.....” (5 звезди) разшири кръгозора и опита ми в общуването с туристи от различни националности, като ми помогна за разграничаването на различни психологически типове туристи и техните потребности.
Освен придобития опит с водещо значение в бъдещата ми работа ще бъдат свободното владеене на английски и руски език, за които имам удостоверения от ЕГ “Иван Вазов” гр. Пловдив. На работно ниво мога да използвам и познанията си по испански език. Притежавам необходимата компютърна подготовка за такава дейност (MS Office, Internet).
Личностните ми качества и психологическият ми профил също отговарят на изискванията на предложената свободна позиция. Аз съм амбициозна и организирана личност, с умения и опит в работата в екип. Туристическият бизнес ме привлича със специфичната си динамична среда, възможности за новаторски изяви и нови предизвикателства.
Благодаря предварително за отделеното за разглеждането на моята кандидатура време. Надявам се да получа покана за интервю.
За контакти: тел.:
e-mail:
20. 03. 2005г. С уважение:
гр. София
До
Г-н И. И.
Изпълнителен директор
Асоциация “....”
Уважаеми г-н Иванов,
Информирах се от обявата публикувана на Интернет страницата на ... за търсения от Вас сътрудник във връзка с реализацията на изследователски проект в областта на развитието на демократичните политически системи.
Посочените от Вас изисквания към кандидатите са образование в областта на политологията или социологията, интерес към изследваната материя, предишно участие в проекти и отлично владеене на поне един западен език.
Смятам, че бих могла да отговоря на така поставените изисквания, тъй като имам придобита бакалаварска степен по Политология в СУ “Св. Кл. Охридски” и в момента продължавам обучението си в магистърска програма “Международни политически отношения и сигурност” в същия университет. Завършила съм Френска езикова гимназия и притежавам сертификати за степен на владеене на италиански и английски език. Участвала съм, по времето на следването си, в изследователски проекти “Социалната политика в България”, “Бъдещето на политическите партии” и “Криза на представителните институции в България”, при който изпълнявах функцията на координатор.
В досегашното си развитие съм успяла да покажа, че имам много добри комуникативни умения и се справям отлично с работата в екип. За постигане на най-добри резултати разчитам на добрата си адаптимвност, на комбинативно мислене и на точно бораване с източници. Притежавам добри компютърни умения.
Бих искала да изразя предварителната си благодарност за Вашата готовност да разгледате кандидатурата ми.
В очакване на Вашия отговор оставам на Ваше разположение за всякакви допълнителни въпроси и уточнения.
За контакт:
тел:
GSM :
е-mail :
28.01.2004 г. С уважение:
София